Jak ustrzec się przed nierzetelnym wykonawcą stoiska – gotowa strategia w 6 krokach

Chcesz wziąć udział w tar­gach? Wybrałeś impre­zę tar­go­wą, uzgod­ni­łeś warun­ki z orga­ni­za­to­rem tar­gów… i co dalej? Potrzebujesz miej­sca pre­zen­ta­cji swo­jej fir­my – sto­iska. Na tar­gach w Warszawie, Poznaniu, Kielcach, Frankfurcie, Düsseldorfie czy Mediolanie będzie wie­le firm. Jak zadbać, aby two­je sto­isko było widocz­ne, nie­po­wta­rzal­ne i reali­zo­wa­ło cele mar­ke­tin­go­we fir­my? Nic prost­sze­go! – zleć to spe­cja­li­stom od wysta­wien­nic­twa. I tu zaczy­na się pro­blem. Która fir­ma jest facho­wa, któ­ra fir­ma jest rze­tel­na, któ­ra zro­bi to taniej, któ­ra zapro­jek­tu­je ład­ne sto­isko, a któ­ra zro­bi to ter­mi­no­wo? Jak prze­brnąć przez wybór wyko­naw­cy zabu­do­wy?

KROK PIERWSZY – przygotuj brief

Napisz gdzie i kie­dy będą tar­gi, jaką dys­po­nu­jesz powierzch­nią. Obowiązkowo załącz plan usy­tu­owa­nia sto­iska. Zastanów się jaki jest cel uczest­ni­cze­nia w tych tar­gach (pro­mo­cja nowe­go pro­duk­tu, mar­ki, czy PR fir­my). Określ w jaki spo­sób będziesz obsłu­gi­wać poten­cjal­nych klien­tów, czy będziesz poda­wać cate­ring lub orga­ni­zo­wać event na sto­isku? Czy masz prze­wi­dzia­ny budżet na wyko­na­nie zabu­do­wy? W jakim sty­lu ma być zapro­jek­to­wa­ne sto­isko? Te infor­ma­cje to pod­sta­wa do przy­go­to­wa­nia wstęp­nej ofer­ty i pro­jek­tu przez fir­mę.

KROK DRUGI – wyszukaj 3 – 5 firm

któ­re ofe­ru­ją zabu­do­wę i prze­ślij im brief. Nie wysy­łaj do 15 czy 20 firm, bo to mało pro­fe­sjo­nal­ne. Ludzie w tej bran­ży zna­ją się, więc łatwo to skon­fron­tu­ją, przez co możesz nie otrzy­mać wie­lu odpo­wie­dzi. Łatwo w ten spo­sób stra­cić war­to­ścio­wy kon­takt.

Na co zwró­cić uwa­gę szu­ka­jąc fir­my w inter­ne­cie? Przede wszyst­kim popatrz na zdję­cia z reali­za­cji i refe­ren­cje umiesz­czo­ne na stro­nie. Wiele firm zamiesz­cza pięk­ne kom­pu­te­ro­we wizu­ali­za­cje sto­isk. Ale czy mają tak samo pięk­ne reali­za­cje tych obra­zów? Nie zawsze. Niektóre pozo­sta­ją tyl­ko w wir­tu­al­nym świe­cie, inne nie są tak dobrze wyko­na­ne, aby się nimi chwa­lić. Jeżeli fir­ma zamiesz­cza na swo­ich stro­nach dużo zdjęć wyko­na­nych sto­isk, a nie tyl­ko wizu­ali­za­cji to dobry znak. Duża ilość refe­ren­cji i to w mia­rę świe­żych też dobrze świad­czy o poten­cjal­nym kon­tra­hen­cie. Wiele firm spe­cja­li­zu­je się w kon­kret­nych bran­żach i ma duże doświad­cze­nie w reali­za­cji zabu­do­wy na tar­gach spe­cja­li­stycz­nych. Szukaj firm, któ­re reali­zo­wa­ły już sto­iska na danych tar­gach, ale uni­kaj „mono­po­li­stów”, któ­rzy reali­zu­ją kil­ka­na­ście sto­isk na jed­nej impre­zie. Taka fir­ma może będzie mia­ła dobrą cenę, ale nie poświę­ci two­jej fir­mie tyle cza­su ile ocze­ku­jesz. Twoje sto­isko będzie jed­nym z wie­lu, a ma być tym szcze­gól­nym – tym naj­waż­niej­szym. Dobrym wybo­rem będzie zle­ce­nie zabu­do­wy sto­iska fir­mie, któ­ra na danej impre­zie tar­go­wej reali­zu­je do 2 – 3 sto­isk. Tak wła­śnie dzia­ła­my w fir­mie KappExpo kon­cen­tru­jąc się nie na ilo­ści wyko­na­nych zle­ceń, ale na jako­ści i zapew­nie­niu wyjąt­ko­wych wra­żeń two­im klien­tom. Nasze podej­ście gwa­ran­tu­je, że zosta­niesz dobrze i rze­tel­nie obsłu­żo­ny, a cena zabu­do­wy oka­że się przy­stęp­na.

Istotną spra­wą są też opi­nie w inter­ne­cie o danej fir­mie. Sprawdź co napi­sał klient lub pra­cow­nik itp. Wiadomo, że w sie­ci może­my zna­leźć róż­ne infor­ma­cje – pozy­tyw­ne i nega­tyw­ne. Przeczytaj je i wycią­gnij wnio­ski. Nie zawsze pochleb­ne infor­ma­cje są praw­dą, tak samo jak te nega­tyw­ne.

Jeżeli chcesz być indy­wi­du­al­nie obsłu­żo­ny uni­kaj „kom­bi­na­tów” wysta­wien­ni­czych. Duże fir­my wysta­wien­ni­cze robią duże sto­iska za duże pie­nią­dze. Jeżeli szu­kasz kom­plek­so­wej obsłu­gi duże­go sto­iska, np. kil­ka­set metrów kwa­dra­to­wych w zabu­do­wie autor­skiej – szu­kaj fir­my śred­niej lub dużej. Jeżeli jed­nak masz kil­ka­na­ście do kil­ku­dzie­się­ciu metrów kwa­dra­to­wych na tar­gach w np. Frankfurcie to nie licz, że przez ryn­ko­we­go poten­ta­ta będziesz trak­to­wa­ny prio­ry­te­to­wo. Poszukaj mniej­szej fir­my, któ­ra poświę­ci swój czas dla reali­za­cji nie­du­żej zabu­do­wy z nale­ży­tą sta­ran­no­ścią.

KROK TRZECI – zadzwoń do firmy, do której chcesz wysłać zapytanie

Krótka roz­mo­wa da ci pogląd na to czy dana fir­ma dzia­ła spraw­nie i rze­tel­nie. Zapytaj o refe­ren­cje, reali­za­cje, moż­li­wo­ści pro­duk­cyj­ne, gwa­ran­cje, doświad­cze­nie.

KROK CZWARTY – zwróć uwagę na czas odpowiedzi na zapytanie

Sprawdź ile cza­su zabie­ra danej fir­mie odpo­wie­dze­nie na two­ją proś­bę o ofer­tę. Pierwszy kon­takt powi­nien nastą­pić do 24 godzin od prze­sła­nia zapy­ta­nia. Dobrze też świad­czy o fir­mie prze­pro­wa­dze­nie przez nią dodat­ko­we­go brie­fin­gu: pyta­nia o rodzaj mebli, mul­ti­me­dia, kolo­ry­sty­kę, wcze­śniej­sze sto­iska, logi­sty­kę, ilość osób obsłu­gu­ją­cych sto­isko pod­czas tar­gów, ocze­ki­wa­nia co do desi­gnu itp. Jest to dobra prak­ty­ka bran­żo­wa któ­rą kul­ty­wu­je­my w KappExpo dla dobra naszych klien­tów. Daje ona moż­li­wość pre­cy­zyj­ne­go dosto­so­wa­nia pro­jek­tu do potrzeb już na eta­pie pro­jek­to­wa­nia wstęp­ne­go. Czas ocze­ki­wa­nia na ofer­tę to oko­ło 7 – 14 dni. Przemyślanego pro­jek­tu nie da się zro­bić w kil­ka godzin. To żmud­na pra­ca gra­fi­ka, tech­ni­ków i han­dlow­ca nad kon­cep­cją i roz­wią­za­nia­mi tech­nicz­ny­mi odpo­wied­ni­mi dla danej eks­po­zy­cji. Jednak dłuż­szy czas ocze­ki­wa­nia może być złym sygna­łem co do jako­ści usług.

KROK PIĄTY – kontakt z koordynatorem

Równie waż­ne jak opi­nie, refe­ren­cje czy reali­za­cje fir­my wysta­wien­ni­czej jest kon­takt z oso­bą pro­wa­dzą­cą. Od momen­tu przed­ło­że­nia ofer­ty do uści­śnię­cia dło­ni przy prze­ka­za­niu sto­iska na tar­gach powin­na to być ta sama oso­ba. Sposób dzia­ła­nia koor­dy­na­to­ra, jego zaan­ga­żo­wa­nie w pro­ces two­rze­nia ofer­ty oraz nad­zór nad pro­duk­cją i budo­wą, a tak­że kon­takt z tobą jest zapo­wie­dzią jako­ści wyko­na­nej pra­cy przez eki­py mon­ta­żo­we. Często zda­rza się, że w momen­cie kul­mi­na­cyj­nym dla całe­go pro­jek­tu czy­li mon­ta­żu zabu­do­wy na tar­gach nie ma niko­go oprócz mon­ta­ży­stów. To kiep­ska prak­ty­ka będą­ca zapo­wie­dzią pro­ble­mów. W dobrych fir­mach każ­da reali­za­cja zabu­do­wy jest nad­zo­ro­wa­na przez oso­bę odpo­wie­dzial­ną, któ­ra zna wszyst­kie usta­le­nia i szcze­gó­ły pro­jek­tu. Tak wła­śnie postę­pu­je­my w KappExpo.

KROK SZÓSTY – umowa

Standardem powin­no być pod­pi­sy­wa­nie umo­wy na każ­dą reali­za­cję. Zadbaj o to szcze­gól­nie kie­dy zaczy­nasz współ­pra­co­wać z nową fir­mą. My w Kappexpo zawsze wycho­dzi­my z tą pro­po­zy­cją pierw­si. Umowa zabez­pie­cza inte­re­sy obu stron i świad­czy o tym, że fir­ma nie ma pro­ble­mów z wywią­zy­wa­niem się ze zobo­wią­zań. Jeżeli spra­wa pod­pi­sa­nia umo­wy na wyko­na­nie sto­iska jest pro­ble­ma­tycz­na dla fir­my wysta­wien­ni­czej – może to być zapo­wie­dzią pro­ble­mów.

Podsumowując

Aby uchro­nić się przed wybo­rem nie­rze­tel­ne­go part­ne­ra i wybrać dobrą fir­mę wyko­nu­ją­cą zabu­do­wę tar­go­wą w Polsce lub Europie musisz być przy­go­to­wa­ny i poświę­cić na to chwi­lę cza­su. Warto przy­go­to­wać brief, poszpe­rać w inter­ne­cie na temat fir­my, przej­rzeć rze­czy­wi­ste reali­za­cje i refe­ren­cje doty­czą­ce pra­cy przy­szłe­go wyko­naw­cy zabu­do­wy, zadzwo­nić i poroz­ma­wiać z przed­sta­wi­cie­lem fir­my. Wszystkie te czyn­no­ści mogą zbli­żyć cię do celu czy­li dobrze i bez­pro­ble­mo­wo wyko­na­ne­go sto­iska. Inną kwe­stią jest cena i design. Ale to już temat na następ­ny arty­kuł.

Artur Usarek, ekspert branży wystawienniczej

Artur Usarek, spe­cja­li­sta bran­ży wysta­wien­ni­czej z 22 let­nim doświad­cze­niem. Koordynator setek pro­jek­tów i reali­za­cji sto­isk wysta­wo­wych na naj­więk­szych impre­zach tar­go­wych w Polsce i Europie. Ekspert i współ­wła­ści­ciel w fir­mie KappExpo sp. z o.o. Prywatnie mąż i ojciec, prak­tyk sztuk wal­ki i miło­śnik zabyt­ko­wych samo­cho­dów. W cyklu arty­ku­łów zdra­dza sekre­ty bran­ży wysta­wien­ni­czej.